在正式進(jìn)入話題之前，先來看看兩個案例。

案例一：“新任務(wù)導(dǎo)向型”的小王

小王下午在做公司介紹PPT的時候，同事過來說：“我們開會討論一下給客戶的提案吧。”小王看看PPT，覺得可以開完會再做，就去開會了。等開完會，重新打開PPT的時候，就在回想：剛才做到哪里了?

想到一半，這個時候領(lǐng)導(dǎo)打電話：“給我準(zhǔn)備幾份公司材料的復(fù)印件。”小王趕緊就跑去復(fù)印機那里，給領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印資料。

這樣忙忙碌碌，等到下班的時候PPT還沒有做完。只好等別人下班之后，自己加班工作。

案例二：“高效完成導(dǎo)向型”的小李

小李學(xué)習(xí)過時間管理，在下午做公司介紹PPT的時候，同事說：“我們待會兒開會討論一下客戶提案吧。”

小李說：“這個方案今天下午一定要提交，我大約還要1個小時才能完成。現(xiàn)在2點，我們3點開會，好嗎?你可以把要討論的議題和建議列出來，到時候我們節(jié)約討論時間”。大多數(shù)會議都沒有緊急到1個小時都不能協(xié)調(diào)，同事也就同意了。

小李繼續(xù)做PPT，這個時候領(lǐng)導(dǎo)打電話：“給我準(zhǔn)備幾份公司材料的復(fù)印件。”小李問：“什么時候要?”領(lǐng)導(dǎo)說：“明天我見客戶要帶著。”小李說：“好的，我下班前給您送過去。”然后在待辦事項上記錄下這個任務(wù)，繼續(xù)做PPT。

3點鐘，小李的PPT基本做完，還差一點收尾。他記下要收尾的內(nèi)容計劃，然后去開會，開完會順便給領(lǐng)導(dǎo)復(fù)印了資料。離下班還有半小時，他完成了PPT最后的收尾工作。

看完兩個案例，你有什么感受呢?如果對號入座，你是他們之間的哪一個?

好了，現(xiàn)在我們來說說如何管理時間。

一、為什么要管理時間?

現(xiàn)在市面上關(guān)于時間管理的工具和方法都特別多，任務(wù)四象限法、番茄工作法等等都是比較常見的方法，只要你想學(xué)，幾乎有各種書籍、工具和App可以幫助你。可是，學(xué)好這些就真的掌握時間管理了嗎?

對時間管理感興趣的人，通常有這樣一個特點：感覺自己忙不過來!當(dāng)初我學(xué)習(xí)時間管理就是這個原因。兩三年前，我創(chuàng)業(yè)后事情越來越多，壓力也越來越大。尤其是在我開始做教育工作之后，我明顯地感覺到時間不夠用，迫切想要學(xué)習(xí)時間管理，解放自己。

所以，時間管理中能夠幫助自己更高效完成工作的方法，就成為了我們最喜歡的工具。

可是在對時間管理有了更深刻了解之后，我認(rèn)為，時間管理的能力核心不取決于你掌握的方法數(shù)量，而在于你的認(rèn)知深度。也就是說：真正的時間管理是認(rèn)知管理。

回到上面的兩個案例，小王、小李對于“時間管理”的認(rèn)知有著明顯的差異，這就是導(dǎo)致他們的工作效率、工作成效出現(xiàn)明顯區(qū)別。

二、時間本身是無法被管理的

時間最公平的原因在于，一天24小時，不會因為你的管理變成25小時。但是，如何度過時間卻是可以管理的。也就是說，時間管理的本質(zhì)是一種資源分配的能力——你的注意力、影響力和精力的投資過程。

第一個案例中的小王，是沒有運用時間管理的人，工作的基本狀態(tài)是“新任務(wù)導(dǎo)向型”。他們判斷任務(wù)的優(yōu)先級是以是否是新發(fā)生的事件為標(biāo)準(zhǔn)。新加入的任務(wù)天然地排到優(yōu)先處理的位置。采取這樣的工作方法，會由于手頭的工作不斷被打斷而造成低效，由此導(dǎo)致的加班熬夜帶來的心理和身體負(fù)擔(dān)又會進(jìn)一步降低效率。

第二個案例中的小李，是學(xué)過時間管理的人，工作的狀態(tài)進(jìn)入“高效完成導(dǎo)向”。小李在用整塊時間完成大任務(wù)的時候，進(jìn)一步提高效率。他能把安排的任務(wù)快速地完成，成為公司的業(yè)務(wù)能手。

三、有預(yù)見性地利用時間

現(xiàn)在再看看，案例三：“價值創(chuàng)造導(dǎo)向型”的小張

小張在下午工作開始時，沒有直接做具體的工作，而是先花了15分鐘時間思考這些事情：

1、這個階段公司的任務(wù)重點是什么，它和公司未來戰(zhàn)略的關(guān)系是什么?

2、這些目標(biāo)和我自己的關(guān)系是什么?在這個過程中，我如何幫助公司業(yè)務(wù)的發(fā)展?

想完上述內(nèi)容，小張開始審視眼前紙上記錄的任務(wù)：領(lǐng)導(dǎo)讓做一個公司介紹的PPT。從這個任務(wù)入手，小張想：這個PPT做好后要解決什么問題呢?會在什么場景使用呢?考慮到公司現(xiàn)在的業(yè)務(wù)情況，手頭的工作能給公司業(yè)務(wù)發(fā)展幫上忙嗎?如果不知道能幫上什么忙，就想辦法弄明白。如果覺得能夠給公司發(fā)展幫上忙，那么想想，怎么樣能做得更好?

梳理完這些任務(wù)后，小張列了一個新的任務(wù)清單：

(1)和領(lǐng)導(dǎo)溝通現(xiàn)階段公司業(yè)務(wù)情況，詢問現(xiàn)在做的PPT是否會用到客戶提案里。

(2)如果需要，詢問相關(guān)人員了解情況，提供建議支持。

(3)確定任務(wù)目標(biāo)后，開展PPT設(shè)計工作。

然后小張就去問領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)說：“我明天會去見客戶，也要提交公司的相關(guān)資料，如果有一個公司最新情況介紹的PPT就好了。”小張說：“好，那我給您準(zhǔn)備一下相關(guān)資料，并且以此為基礎(chǔ)再完善補充一些公司最新情況的內(nèi)容，做一個新的公司介紹PPT吧。”

不久后，同事過來說：“我們待會兒開會討論一下客戶提案吧。”小張說：“好的，不過剛才領(lǐng)導(dǎo)說明天他會去拜會一下客戶。我在想，我們現(xiàn)在的提案還沒和客戶溝通過，不了解客戶想法。如果明天能夠多了解些客戶對這些提案的想法，我們在確定具體提案時就更有針對性了。所以，今天我們是不是把提案可能的核心思路先列出來，看看這些建議里有哪些情況需要和客戶核實的。我們整理一個清單，讓領(lǐng)導(dǎo)明天見客戶的時候溝通一下。有了這些信息，我們提案的成功率就高多了。”同事也覺得很有道理，就去給領(lǐng)導(dǎo)打電話，安排梳理這個清單了。

小張花了2個小時整理完公司新情況介紹的PPT和復(fù)印材料，離下班還有1個小時。他便構(gòu)想：明天領(lǐng)導(dǎo)去見客戶有幾種可能結(jié)果呢?其中，最可能的結(jié)果發(fā)生后，會有哪些工作要開展，提前看看這個工作開展需要做什么安排。最糟糕的情況是什么?萬一發(fā)生了，應(yīng)對策略是什么?

在這個階段，小張的工作就不僅僅是完成任務(wù)了，他理解到了工作的本質(zhì)是：創(chuàng)造價值。工作任務(wù)也是為創(chuàng)造價值服務(wù)的。

案例三中的小張不僅學(xué)過時間管理，而且對時間管理的認(rèn)知更為深刻，他的工作狀態(tài)進(jìn)入“價值創(chuàng)造導(dǎo)向”。他的工作效能是最高的，而且他的工作具有預(yù)見性。

四、如何提升時間管理的效率

所以我認(rèn)為，時間管理能力的高低，實際上是認(rèn)知深度的體現(xiàn)。認(rèn)知決定行動，行動決定結(jié)果，結(jié)果決定效能。

用一個公式來表示效能：效能=成就/時間。

也就是說，我們的成就大小基本不取決于成就數(shù)量，而是取決于成就質(zhì)量，或者說成就峰值。如果你是一個設(shè)計師，但沒有做成一套具有代表性的作品，那么哪怕你設(shè)計了一萬個圖，也不會讓人記住。

所以，如果把時間管理看作是提升效能的過程的話，那么提升途徑有兩條：增加成就和減少時間。

讓我們把效能=成就/時間這個公式再細(xì)化一下：

1、成就=目標(biāo)×熱情

我們的成就取決于我們追求的目標(biāo)和投入的熱情。目標(biāo)是做設(shè)計總監(jiān)的人，永遠(yuǎn)比只想做個安穩(wěn)的設(shè)計師的人做得好就是這個道理。也就是說，從成就的角度看，我們的認(rèn)知高度決定了我們的成就高度。

2、時間=方法×精力

我們完成任務(wù)所用的時間取決于我們的工作方法和身體的精力。從任務(wù)完成所需時間的角度看，在體能相同的情況下，我們的技能熟練度決定了我們?nèi)蝿?wù)時間長度。因此，我們可以把之前的公式調(diào)整為：效能=認(rèn)知深度/技能熟練度

因此我們就可以清晰地看到：很多人對時間管理的認(rèn)知停留在技能層面，忽略了認(rèn)知的深度。技能的提升，總是有上限的，你不可能1秒鐘完成復(fù)雜思考工作，但是認(rèn)知的深度卻幾乎無上限!

后記

喬布斯有一句名言：人這一輩子沒法做太多的事情，所以每一件事情都要做得精彩絕倫。你看喬布斯回歸蘋果后，第一件事情就是大規(guī)模地砍掉不必要的產(chǎn)品，一年只推出一款手機。既然時間有限，那我就只專注把最重要的事情做好，那些很重要的任務(wù)也一律放棄。我是種夢人TOMMY，我正為此而努力。種夢人，加油!!